La evolución de las Comunicaciones IP en las empresas

Hace algunos años, los analistas tenían el propósito de perfeccionar la tecnología IP de los servicios telefónicos en las empresas, para lograr así una transición desde la telefonía tradicional hacia un sistema avanzado de comunicación empresarial, lo cual era un paso imprescindible si se pretendía aumentar productividad.

Hoy el mercado empresarial está capacitado para realizar este objetivo; ya están establecidos y en plena evolución los estándares fundamentales de las Comunicaciones IP. Desde la perspectiva de Alberto Aguayo, Gerente de Comunicaciones IP en Cisco Systems México, la convergencia de redes se ha ido desarrollando y muchas empresas están sustituyendo su telefonía tradicional con la unificación de voz y de datos en una sola red, por medio de comunicaciones basadas en el Protocolo de Internet (IP).

El entorno de la empresa

Las empresas necesitan incrementar sus operaciones, ser más rentables y crecer sin necesidad de utilizar más recursos; requieren de empleados más eficientes, comunicaciones más económicas y de herramientas de trabajo que aumenten la productividad de los trabajadores.

Roberto De la Mora, Gerente de Comunicaciones IP de Cisco para Internacional Americas, asegura que las Comunicaciones IP abren nuevas posibilidades a las empresas porque integran una sola infraestructura en su red, la cual, además de aumentar la productividad, disminuye los costos y en consecuencia las vuelve más rentables. ââ,¬Å"Las compañías necesitan a la vez flexibilidad para adaptarse a las exigencias del mercadoââ,¬Â; nos dice.

Aunque hay muchas soluciones que reducen costos, incrementan la productividad y mejoran la satisfacción del cliente, lo más importante es que concretamente las Comunicaciones IP se basan en la convergencia de aplicaciones multimedia habilitadas con arquitecturas convergentes que entregan los servicios a través de una sola red.

Por su parte, Alberto Aguayo advierte que las empresas deben considerar el costo para implantar el servicio IP; no sólo en el cableado sino también en la administración simplificada, para así lograr que los procesos de negocios sean más ágiles y productivos.

Además, la clave para lograr un incremento en la productividad consiste en que una infraestructura de red basada en IP proporcione un fundamento sobre el cual se puedan operar aplicaciones que permitan una comunicación más inteligente y fácil entre el personal.

Tipo de empresas que evolucionan hacia los sistemas de Comunicaciones IP

Las soluciones de Comunicaciones IP son ideales para todo tipo de empresas, no importando su tamaño, que desee aprovechar al máximo una infraestructura de comunicaciones.

Para Roberto De la Mora, cualquier negocio puede desenvolverse hacia los sistemas de Comunicaciones IP. Empresas cuya naturaleza les exige contar con una o varias sucursales, como son los supermercados, bancos y restaurantes de cadena, se han dado cuenta de las grandes ventajas que se obtienen al implementar los servicios IP, si se quiere alcanzar una mayor eficiencia en sus funciones.

Las empresas pequeñas y medianas (PyME) están adoptando este sistema, para reducir costos y tiempos de implementación, instalando una red de voz y datos.

También las empresas grandes en expansión ya cuentan con una infraestructura y prefieren un esquema híbrido, que aproveche la capacidad instalada e incorpore soluciones IP.

Ventajas la de Telefonía IP vs la telefonía tradicional

Inicialmente, las empresas deben sustituir la ââ,¬Å"marcación de tonosââ,¬Â por la de ââ,¬Å"telefonía inteligenteââ,¬Â (IP). Ã?âEUR°sta última cuenta con mayores ventajas pues, además de integrar todo lo que ofrece la telefonía tradicional, cuenta con teléfonos basados en software o aplicaciones XML, lo que incrementa la productividad ya que proporciona información crítica acerca de la compañía, da acceso a nuevos servicios y por añadidura es un sistema más barato y más fácil de administrar y mantener, debido a que las operaciones son más sencillas, más rápidas y eficientes.

Con las Comunicaciones IP, añade Roberto De la Mora, se puede tener todas las aplicaciones en un medio común, pues con un sistema convergente sobre IP, se cuenta con sistemas de mensajería unificada los cuales ahorran tiempo. Ya no es necesario verificar el buzón de voz, el correo electrónico y el fax en sistemas diferentes, sino a través de uno mismo que abarca todas esas funciones. ââ,¬Å"Podemos establecer conferencia multimedia, dice, en vez de sólo llamar; agregarle video, colaboración de datos, compartir un documento, crear equipos virtuales de trabajo, sin importar si están localizados en Buenos Aires o en Monterreyââ,¬Â.

Beneficios

Alberto Aguayo enfatiza que las Comunicaciones IP son atractivas para las empresas, por añadir funcionalidades y aplicaciones que van mucho más allá de las que ofrece la telefonía tradicional, por lo que se considera que:

    1. Las empresas pueden ahorrar costos en equipos, instalación y mantenimiento, al contar con una sola red.
    2. Las Comunicaciones IP pueden reducir los costos de llamadas telefónicas.
    3. Las Comunicaciones IP aumentan la productividad y la flexibilidad de las organizaciones y de los empleados.

Otro beneficio importante es que los teléfonos se pueden trasladar de una oficina a otra sin que se incurra en cargos por servicios asociados con los teléfonos tradicionales, que muchas veces llegan a ser gravosos. Las empresas también logran ahorros en efectivo al hacer llamadas de voz a través de sus redes de datos.

Asimismo, las Comunicaciones IP permiten que la virtualidad de la fuerza de trabajo llegue a su nivel máximo, para aumentar la productividad. Por ejemplo, si una empresa tiene una fuerza de trabajo móvil, los empleados pueden tener un ââ,¬Å"softphoneââ,¬Â en su computadora, trabajar desde un hotel o desde su casa, además de tener la posibilidad no sólo de bajar correo electrónico, sino además de tener el teléfono consigo, lo cual es una gran herramienta de productividad.

Comunicaciones IP en los Contact Centers

Dentro de los Contact Centers, las Comunicaciones IP pueden ayudar al aumento de productividad al permitir que se atiendan más llamadas en el mismo lapso de tiempo y que se manejen sesiones múltiples de texto y chat simultáneamente.

Asimismo, las comunicaciones IP ayudan a que los centros de contacto integren en sus servicios: mensajería unificada, movilidad y video.

Las Comunicaciones IP ofrecen avances de acuerdo al ritmo de cada organización y pueden irse habilitando por fases sin interferir en el desempeño de las empresas, concluye Alberto Aguayo.