Cómo mejorar la implementación del Business Intelligence en las empresas

El uso de herramientas de Business Intelligence (BI) surgió como una respuesta a la necesidad de tener información precisa y oportuna para la toma de decisiones en los negocios y lograr los objetivos del negocio. Pero es importante tener presente que, como en cualquier tecnología, las prácticas del usuario juegan un rol crítico para su exitosa implementación.

En un estudio hecho por IDC sobre la âEURoeDependencia en las tecnologías de Business Intelligence, se encontraron 4 malas prácticas, que han obstaculizado su aplicación correcta:

    1. Dar por hecho que el usuario promedio tiene el conocimiento o el tiempo para utilizar las herramientas del BI. Las herramientas del BI (diseño de reporte, búsqueda adecuada y herramientas OLAP) proveen un servicio valioso, juegan un papel crítico en la estrategia global, y ofrecen la habilidad de descubrir información. Sin embargo, por lo general, lo que los usuarios del negocio requieren es información fácil, disponible y práctica, que sustente la toma correcta de decisiones. Por ello, las herramientas de BI se destinan a aquellos usuarios de negocio que necesitan algo más que una programación específica o que un simple conocimiento de base de datos.

     

    2 Adoptar a âEURoeExcelâEUR como la única plataforma predeterminada de BI: Excel es la herramienta de BI más utilizada en el mundo, ya que provee una interfase simple para las funciones comúnmente requeridas, tales como cálculo, presentación y visualización de información numérica. Dicha funcionalidad es requerida por los usuarios de negocio, en tal forma que Excel, se instala como parte del office de Microsoft, en casi todas las computadoras de escritorio y en laptops, al igual que en aparatos móviles.

    Pero Excel no debe ser la única plataforma, pues la Inteligencia de Negocio requiere una herramienta más sofisticada para garantizar la precisión de la información.

    3. Asumir que sólo un Almacén de Datos (DataWarehouse) solucionará todos los requerimientos de acceso a la información. El almacenamiento de datos es una parte muy importante de la tecnología de la Información (TI), y, en particular, es un componente crítico de muchos sistemas analíticos, por lo que por sí mismo no es el obstáculo, sino cuando se le asume como única solución a todos los problemas de información, o cuando se ve como necesario que siempre esté disponible.

    Sin embargo, no todas las aplicaciones requieren de un almacén de datos. Algunas son mejor acompañadas con integración y tecnología de portal, que permite a la información permanecer donde existe actualmente, y a la vez extraerla según se le necesite.

    Muchas empresas inician el proyecto de almacenamiento de datos antes de identificar su necesidad de información y acudir a una solución de BI, y pronto caen en la cuenta de que lo que han hecho es solamente incurrir en un gasto inútil que no les resuelve un solo problema. Cuando esto sucede, las compañías aumentan el costo de âEURoehacer negocioâEUR. Los almacenes de datos no se deben implementar sin antes tener un entendimiento claro del reto del negocio al que darán soporte.

    4. Seleccionar una herramienta de BI sin un requerimiento específico de negocio. El BI, sin un objetivo bien definido, no tiene ningún impacto en el negocio. Por ello sólo se debe aplicar en cuanto se identifique un proyecto que resuelva un problema específico de acceso a la información, en un tiempo esperado y en el contexto correcto. Sólo así la información acelerará un proceso lento, eliminará un âEURoecuello de botellaâEUR, reducirá el costo de hacer negocios o se convertirá en una nueva fuente de ingresos.

En resumen, las âEURoemalas prácticasâEUR mencionadas conducen a las compañías por el camino del fracaso, por no saber para qué implementar el software del BI. Por ello, la finalidad de lo hasta ahora expuesto, es que en adelante se tengan los elementos para identificar y prevenir sus consecuencias.

Pero además, en clave positiva, es importante, para una implementación exitosa atender a las siguientes consideraciones:

    âEUR¢ Iniciar un proyecto identificando cómo la información oportuna entregada en el contexto correcto, puede acelerar un proceso, reducir costos, o mejorar la productividad en un área en particular.
    âEUR¢ Identificar cuál método de integración de información permitirá prepararla de la manera más oportuna y menos costosa. Se debe definir si el almacenamiento de datos es apropiado o no.

Finalmente, estos pasos entregarán resultados con un Retorno de Inversión (ROI) claramente definido, siempre y cuando se identifiquen las necesidades del negocio, y se prepare el terreno para un uso más amplio, que incluye a los usuarios reales en el proceso de selección y en la implementación de una herramienta de BI que se integre con aplicaciones de escritorio.